פעמים רבות אני שומעת ממנהלים את המשפט ״אין לי זמן לחשוב.״
הם חווים תחושה שהיומן כל הזמן מלא, שהמשימות רק מתווספות ומרגישים
שכל ניסיון להוריד משהו מהרשימה רק גורם לשני דברים חדשים להופיע.
כאילו כל דקה כבר תפוסה, אבל התוצאה? לא תמיד מורגשת.
התוצאה היא תסכול שנובע מעומס תמידי, שמשתלט על היכולת להוביל, ליזום ולהרגיש נוכחות בעשייה.
כשעולה הנושא של ניהול זמן כחלק מתהליכי פיתוח מנהלים, אני רואה עיניים שמתמלאות בזיק
של תקווה ומיד לאחר מכן מבט שמתכווץ. מנהלים מספרים איך הם ״ניסו כבר הכול״ – מאפליקציות, שיטות,
טבלאות צבעוניות ועוד שלל רעיונות. בפועל, התחושה הפנימית לא משתנה
והסיבה המרכזית היא ההתמקדות בטכניקה במקום במהות. בעיניי, ניהול זמן הוא תהליך
של דיוק פנימי, הבנה מה באמת חשוב, מה גוזל אנרגיה ואיך אנחנו רוצים להרגיש בתוך היומיום.
למה כל כך קשה לנהל את הזמן?
כשמנהלים מביעים את התסכול שלהם מהעומס, הם לא מביעים משהו אגבי, אלא מציגים את המציאות הכואבת שלהם.
לרוב הם יגידו שמה שמשתלט על סדר היום הוא לא מה שחשוב אלא מה שהכי דחוף באותו הרגע.
מיילים, משימות קטנות, פגישות שנקבעו ברגע האחרון (לא תמיד עם סיבה מוצדקת)
והכול באמת מרגיש דחוף וחשוב, אבל בסוף לא מקדם לשום מקום.
הבעיה היא לא רק בכמות העבודה, אלא קודם כל בהרגלים.
מנהלים רבים התרגלו להיות הכתובת לכל פניה, לשבת בכל ישיבה, לענות על כל שאלה ולבדוק כל פרט.
הבעיה היא שההרגל הזה, להיות מעורבים בכל דבר, גובה מחיר ולא רק זמן, אלא שקט פנימי.
זו גם הסיבה שכל כך קשה לנהל את הזמן, כי נדרש שחרור, ויתור על השליטה, העברת סמכויות וגם, תהליך אמיתי ומכוונן.
הרגע שבו עצרתי הוא הרגע שעוזר למנהלים להתחיל לשחרר
אני זוכרת את התחושה של העומס וגם את הרגע שבו עצרתי את הכול.
דווקא באחד הרגעים הכי עמוסים, כשההרגשה הייתה שהכול עוטף וחונק, הבנתי שאין ברירה, אני חייבת לבחור.
מצאתי שאם אני עוצרת רגע לחשוב, אני יכולה לראות את הסיבה לעומס, את הדברים היותר ופחות חשובים.
גיליתי שאני לא חייבת לעשות הכול ואפילו שיש דברים שאם מישהו אחר יעשה, הם ייעשו טוב יותר.
זה בדיוק מה שקורה גם אצל המנהלים שאני מלווה במסגרת סדנה לניהול זמן או תהליכי ליווי אישיים.
כשאנחנו ממפים יחד את כל המשימות, פתאום מתחילה ההבנה שחלק מהדברים נעשים פשוט כי ״ככה עשו אותם תמיד.״
לפעמים הסיבה היא הקושי לסמוך על אחרים, אבל ברגע שמזהים איפה נמצא העומס האמיתי – אפשר להתחיל לשחרר,
לא מתוך חולשה אלא מתוך הבנה.
כלים קטנים שמשפיעים ובגדול
אני משתמשת בכלים שונים כדי לעזור למנהלים להשתחרר מהעומס
ולחזור להוביל, כשאחד מהם הוא חלונות זמן: במקום לנסות ולדחוף הכול ליומן,
ליצור בלוקים שלמים לנושאים חשובים. בצורה זו אפשר לבחון כל נושא ולטפל בו במקום ״לכבות שריפות.״
כלי נוסף הוא שינוי השיח מול הצוות – להבהיר את סדרי העדיפויות בצורה מסודרת.
גם כאן, במסגרת הרצאות למנהלים, אני מדגישה את החשיבות של יצירת סדר עדיפויות
לפי השפעה ולא לפי דחיפות: לא לשאול ״מה חייבים לסיים היום?״ אלא ״מה יקדם אותנו בטווח הארוך?״
זה שינוי תפיסה שמחזיר את המיקוד להובלה, והתוצאות לא מאחרות להגיע.
נקודת ההתחלה
בפגישה עם מנהל בכיר, הוא סיפר לי איך הוא מרגיש שכל הצוות שלו תלוי בו והוא עצמו נשחק.
עבדנו יחד על הנושא של האצלת סמכויות והוא בחר משימה אחת מרכזית אותה הוא העביר הלאה.
מבחינתו, העובדה שהמשימה בוצעה מצוין הייתה הפתעה.
למעשה, הוא גילה הרבה מעבר, הוא שם לב איך דווקא האצלת התפקיד
גרמה לאותו עובד לקבל ביטחון ולתת יותר בתפקיד שלו.
אני לא מאמינה בפתרונות קסם, אבל אני כן יודעת שכל אחד יכול למצוא את הדרך שמתאימה לו לנהל את הזמן.
לפעמים נדרש שינוי קטן ביומן ולפעמים שינוי מחשבתי שמהותו ההבנה
שלא כל עומס הוא הכרחי וכי מנהל עמוס הוא לא בהכרח מנהל טוב יותר (ולרוב להפך).
מקרה שהיה לי עם מנהלת בדרג ביניים שהתחילה את הבוקר
עם רשימה אינסופית של משימות הוא דוגמה לכך.
בתהליך קצר של יצירת סדר עדיפויות ומיקוד, היא צמצמה את הרשימה
לחמישה נושאים קריטיים ביום ולאחר שבועיים כבר דיווחה שהיא ״חוזרת לנשום.״
